Cara Mengurus Izin Usaha Pameran

1. Mengapa Penyelenggara Pameran Harus Berizin?

Pameran umumnya melibatkan banyak pihak (pengunjung, exhibitor, vendor, artis, dan fasilitas publik). Legalitas memberikan kepastian hukum dan memudahkan:

• Kerjasama dengan venue/gedung konvensi, toko/mitra, sponsor, dan bank;
• Akses ke asuransi acara, izin impor/ekspor untuk barang pameran (jika ada), dan rekomendasi dari kementerian terkait;
• Pengurusan izin keramaian & pengamanan yang presisi sehingga acara tidak diganggu aparat;
• Reputasi profesional kepada exhibitor—banyak perusahaan besar meminta bukti legalitas sebelum bergabung.

2. KBLI & OSS RBA yang Relevan (MICE)

Di OSS RBA, kegiatan penyelenggaraan pertemuan, konferensi, dan pameran diklasifikasikan pada rumpun KBLI MICE. Kode yang umum dipakai:

• 82301 – Jasa penyelenggara pertemuan, perjalanan insentif, konferensi dan pameran (MICE).
• 82302 – Jasa penyelenggara event khusus (special event), yang dapat mencakup pameran tematik.

Pilih KBLI yang paling menggambarkan lingkup usaha Anda — misalnya jika hanya menyelenggarakan pameran dagang, KBLI 82301 biasa dipakai. Memilih KBLI yang salah dapat memicu kewajiban lisensi lain atau memperumit kerja sama dengan pemangku kepentingan.

3. Struktur Badan Usaha & Dokumen yang Dibutuhkan

Rekomendasi: untuk skala profesional gunakan entitas PT (Perseroan Terbatas) atau bentuk badan usaha resmi lainnya. Dokumen minimum yang perlu disiapkan:

4. Alur Pendaftaran di OSS RBA dan Terbitnya NIB

1. Buat akun OSS RBA (oss.go.id) dan lengkapi profil usaha.
2. Input data badan usaha sesuai Akta (nama usaha, alamat, modal, pengurus).
3. Pilih KBLI (mis. 82301/82302) untuk aktivitas pameran/event.
4. Submit & terbitkan NIB — NIB berfungsi sebagai identitas berusaha dan menggantikan beberapa surat pendaftaran lain.
5. Lengkapi komitmen OSS jika sistem meminta pemenuhan persyaratan teknis (mis. sertifikat kompetensi atau persetujuan daerah).

NIB memudahkan pendaftaran ke instansi lain. Namun NIB tidak menggantikan izin operasional tertentu seperti izin keramaian (polisi) atau rekomendasi khusus dari kementerian (mis. pameran dagang internasional).

5. Izin Penyelenggaraan: Izin Keramaian, Persetujuan Lokasi, & Regulasi Sektoral

Selain NIB, penyelenggaraan pameran kerap memerlukan:

• Izin Keramaian (Polri): untuk event yang mendatangkan massa. Persyaratan biasanya meliputi proposal acara, identitas penanggung jawab, rencana keamanan, serta rekomendasi kelurahan/kecamatan. (Sumber: Polri & pedoman daerah).
• Persetujuan Lokasi / Izin Tempat: persetujuan dari pemilik atau pengelola venue — termasuk SLF/PBG atau bukti kelayakan bangunan jika venue diminta.
• Rekomendasi Dinas Pariwisata / Kementerian Perdagangan: untuk pameran dagang tertentu (terutama internasional) dapat diperlukan persetujuan dari Kementerian Perdagangan atau izin ekspor-impor sementara.
• Izin Gangguan (HO) atau pemberitahuan kepada Pemda: beberapa daerah meminta ijin atau pemberitahuan terkait gangguan kebisingan, lalu lintas, atau parkir.

Catatan: pada 2025 ada pembaruan aturan terkait pameran dagang (peraturan kementerian/peraturan sektoral). Jika kegiatan berskala besar atau melibatkan exhibitor internasional, cek regulasi terbaru dari Kementerian Perdagangan dan OSS sebelum finalisasi.

6. Estimasi Biaya & Waktu

Biaya perizinan inti lewat OSS relatif rendah; komponen biaya terbesar umumnya:

• Pendirian badan usaha / legalisasi akta (jika belum ada)
• Biaya sewa dan deposit venue (besar tergantung lokasi)
• Biaya asuransi acara dan jaminan keamanan
• Biaya pengurusan izin keramaian, rekomendasi, serta jasa konsultan perizinan (opsional)

Waktu: NIB dapat diterbitkan dalam hitungan hari jika semua dokumen rapi. Izin keramaian dan rekomendasi venue biasanya membutuhkan 7–21 hari kerja tergantung kompleksitas. Untuk pameran internasional yang memerlukan izin spesifik, alokasikan waktu 1–2 bulan untuk koordinasi dengan instansi terkait.

7. Checklist Dokumen & Template Nama File

Gunakan struktur penamaan file rapi untuk unggahan:

• 01_Akta_Pendirian_PT.pdf
• 02_SK_Kemenkumham.pdf
• 03_NPWP_Badan.pdf
• 04_Proposal_Pameran.pdf
• 05_Floorplan_Denah.pdf
• 06_Perjanjian_Venue.pdf
• 07_Rencana_Pengamanan.pdf
• 08_Pernyataan_Asuransi.pdf

8. Kesalahan Umum & Cara Menghindari

• Mengabaikan izin keramaian: selalu ajukan izin ke Polri/Polres setempat jika acara mendatangkan publik besar.
• Tidak verifikasi kebijakan venue: beberapa pengelola mewajibkan dokumen tambahan (SLF, bukti asuransi, atau daftar vendor berizin).
• KBLI tidak tepat: gunakan KBLI MICE agar tidak muncul kewajiban tak perlu di OSS.
• Deadline terlalu mepet: siapkan perizinan 6–8 minggu sebelum hari-H untuk menghindari penundaan.

FAQ

1) Apakah pameran harus memiliki NIB?

Jika pameran dijalankan oleh badan usaha (mis. PT/EO) yang memberikan jasa penyelenggaraan, pendaftaran NIB melalui OSS untuk KBLI MICE direkomendasikan agar legalitas usaha tercatat.

2) Apa perbedaan NIB dan izin keramaian?

NIB adalah identitas usaha yang terbit melalui OSS. Izin keramaian dikeluarkan oleh Kepolisian (atau instansi terkait) untuk mengizinkan acara yang mendatangkan massa di lokasi tertentu—keduanya berbeda dan sering diperlukan bersamaan.

3) Kapan harus mengurus izin keramaian?

Ajukan izin keramaian minimal 7–21 hari kerja sebelum acara; idealnya lebih awal untuk acara besar atau di lokasi strategis.

4) Perlukah asuransi untuk pameran?

Sangat disarankan. Asuransi acara melindungi penyelenggara dari klaim kerusakan, pembatalan, atau kecelakaan selama pameran.

5) Bagaimana jika ada exhibitor internasional?

Selain izin lokal, Anda perlu cek aturan impor sementara untuk barang pameran, rekomendasi kementerian terkait, dan regulasi karantina kalau ada barang yang memerlukan prosedur khusus.

9. Soft-selling: Valqis Siap Membantu